Kasutajakesksed finantside juhtimise teenused (sünk ALPHA)

Projekti omanik
Projektijuht
Vastutav üksus
Seos arengukavaga

Tugiteenuste arendamine toimub koostöös akadeemilise ülikooliperega, hinnates vastastikku üksteise panust ning mõistes üksteise ootusi. Arendame tugiteenuseid, lähtudes kasutajakesksusest ning rakendame ühekordse pöördumise põhimõtet.

Projekti eesmärk

  1. Uus finantseeskiri (FE) peab toetama ülikooli arengukava eesmärkide täitmist ja aitama kaasa strateegiliste sihtide saavutamisele ning ülikooli konkurentsivõime kasvatamisele.
  2. Tegevuspõhine kulude ja tulude arvestuse rakendamine ülikooli eelarvestamise ja eelarve täitmise jälgimisel tagab rahaliste ressursside kasutamise läbipaistvuse suurendamise ja võimaldab hakata vastama küsimusele: kui palju kulub ülikoolis rahalisi vahendeid õppetegevustele, teadus- ja arendustegevustele, ühiskonna teenimisele ja nendega seotud alamtegevustele.
  3. Projektide aruandluse keskkonna väljaarendamisega alustas rahandusosakond 2019/2020.aastal ja plaanis on see 2021.aastal kasutusse võtta, millega korrastatakse seni Exceli tabelites toimunud projektide kulude ja tulude aruandlus ja tehakse võimalikuks uurimisgruppidele nende portfellides olevate projektide aruannetest jooksva ülevaate saamine.
  4. Ülikooli eelarve ja eelarvestrateegia planeerimine on toimunud Excelis, kuid 2020.aastal teostas rahandusosakond pilootlahenduse, mille tulemusena võeti esmakordselt ülikoolis kasutusele spetsiaalne eelarvestamise tarkvara, mille kaasabil planeeriti 2021.aasta eelarvet. Pilootlahenduse käigus ilmnesid täiendavad arendusvajadused, mida lahendatakse väikearendustöödena 2021.aastal eesmärgiga jätkata kasutusele võetud eelarvestamise tarkvara rakendamist ja arendamist lahendamaks ära piloteerimise käigus kaardistatud arendusvajadused.
  5. Kaaspanustamine STRB poolt juhtavasse ALPHA projekti. Rahandusosakonna peamiseks eesmärgiks on arendada ja täiustada finantsjuhtimise terviksprotsessi. Alameesmärkideks on: a) eelarvestamise sisendandmed on kvaliteetsed; b) ülikoolis on kokku lepitud ja kasutusele võetud tegevuspõhine eelarvestamine ja tegevuspõhine eelarve täitmise aruandlus; c) kasutatavad infosüsteemid, mis on vajalikud ülikooli majandustegevuse korraldamiseks, võimaldavad andmeid vahetada tagamaks andmete ühekordse kirjendamise põhimõtet ja on omavahel läbi andmelao integreeritud (majandustarkvara NAV, ostuarvete keskond FITEKIN, eelarvestamise moodul PlanPro, projektide moodul, majanduskulude moodul, lähetuskulude moodul, sisearvete moodul) ja kasutades PowerBI lahendusi on andmed/aruandlus kasutajasõbralikult visualiseeritav.

Projekti kasu

  1. Uue FE kasudeks ülikoolile ja erinevatele sidusrühmadele on varasemast selgema ja motiveerivama rahastusmudeli rakendamine, mis aitab kaasa ülikooli arenukava eesmärke ellu viia.
  2. Tegevuspõhise eelarvestamise ja tegevuspõhise eelarve täitmise rakendamise peamine kasu seisneb rahakasutuse läbipaistvuse suurendamises, mis võimaldab vastata küsimustele, kui palju kulub ülikoolis rahalisi vahendeid õppetegevusele, teadustegevusele, ettevõtlusalasele tegevusele ja ühiskonna teenimisele. Kui see läbipaistvus tekib, siis on võimalik hakata edasi küsima, miks just nii palju ühele või teisele tegevusele raha kasutatakse ja tuvastada võimalused, kuidas tegevusi ja protsesse efektiivsemaks saaks muuta.
  3. Projektide mooduli kasutussevõtmise kasu seisneb selles, et uurimisrühmad aga ka näiteks teadusosakond saavad oluliselt kiiremini ja iseseisvamalt võtta välja vahearuandeid ja ülevaateid projektidega seotud tulude ja kulude kohta. Tulude periodiseerimine toimub hetkel kord kvartalis ja uue lahenduse kaasabil soovime ka seda protsessi kiirendada ja hakata igakuiselt periodiseerimisi teostama, mis omakorda kiirendab ja parandab projektide finantsidest ülevaadete kättesaadavust.
  4. Eelarvestamise moodul võimaldab rohkearvulistest exceli tabelitest vabaneda ja teostada eelarvestamist ühetaoliselt üle terve ülikooli.
  5. Finantsjuhtimise protsessi täiustamine aitab paranada ülikooli töötajate arusaama majandusarvestusega seotud protsessidest, paraneb andmekvaliteet, kiireneb aruandlus, kulujuhtimine muutub läbipaistvamaks ja protsessid efektiivsemaks, suureneb üldine sisekliendi rahulolu.